出國留學，郵件是必不可少的溝通方式，而對于留學生來說，郵件更有可能影響到導師對自己的印象，因此，掌握郵件禮儀是非常之重要的，現在我們就一起來學學基本的郵件禮儀吧。

首先，讓我們從基本的郵件禮儀學起！

郵件主題和標題——郵件主題（subject）不需要寫自己的名字。而且一定要簡潔易懂，好能有效的反映出郵件的主要內容。但慎重選擇將“要求”或者“數字”寫入其中，比如：“urgent request—immediate response needed”或者“Question about 3009 assignment ”。因為所謂的“要求”可能會被無視，而且還容易被當成垃圾郵件。

稱呼——安全的開頭方式是用"Dear Professor XXX"。這樣的話你就不會再考慮這個教授是不是個博士或其他，并且當你稱呼你的女教授“Ms”或者“Mrs.”也不會顯得像是個性別歧視者。或者用Hi/Hello Professor XXX 來做開頭也可以，不過取決于郵件的正式程度。

正文——發郵件的目的不同，正文內容的措辭自然會有所區別，但一些基本思想是相同的——清楚簡潔是好的！自己的人生哲學或者血淚經歷什么的就可以先收起來了，要是你實在想找人傾訴，推薦私聊！

而如果你要在郵件中向你的教授或者上級提出問題或請求，就更要注意用詞和郵件行文的結構。這里可以遵循“消極的禮貌”（negative politeness）這一法則。

常用的策略有：主動提及對方非常非常忙碌，可能沒有時間滿足自己的請求（也就是給對方一個臺階）；多用if句；多用過去時態：

1.多用I was wondering if（用was，而不是I wonder或I am wondering）

當然，打交道多了，可以不必拘泥于此。例如也可以說I wondered... 甚至shall we... 如果是自己的導師，或者工作往來很密切的教授，一天到晚說“I was wondering if”，過分禮貌，其實也挺奇怪的，便可多用would it be possible，以便從語法上規避直接牽涉到“人”，這樣可以減輕對方的壓力。

例如：（隱含的意思在括號里，但不可明寫出來）Would it be possible (for you) to arrange an appointment (for me) some time?

2. 避免使用I want和I would like，實在要用，就用I would love。壞，也要用I wanted代替。盡量避免使用“please”，因為“please”暗含了自己的期望，會給對方壓力。

提出請求后，一定要論證自己的請求是合理的。常用的方法是：展示自己已經做了大量的前期工作，實在是迫不得已，無路可走了，才來求人。或者，要表明自己對對方的工作了如指掌，而請求正是建立在這種了解之上的。

其他注意事項：1、不要都用大寫字母來寫，因為這是一種在郵件中表達憤怒或者其他強烈的感情的方式。大寫的字母會給收件人人一種被人亂喊的感覺。

2、慎用表情符號和微笑符號。注意語氣，寫給教授的郵件不要像你在朋友留言板上的留言一樣。

3、在郵件中表現出禮貌和友好很重要，但是要適度，不要搞得像是在阿諛奉承。

4、單詞拼寫！拼寫！拼寫！（重要的事情說三遍）

5、后，在正式郵件中千萬不要和你的教授開玩笑，多好笑都不可以！

結束語——在郵件開頭表示感謝一般是表示對對方過去付出的感謝，而在郵件結尾處表示感謝是對將來的幫助表示感謝。事先表示感謝，能讓對方在行動時更主動更樂意。

例如：

較常見的結尾句：

Thank you for your kind cooperation/attention to this matter.

如果你寫到任何會對讀者產生負面影響的內容，可以用用這句：

Thank you for your understanding.

如果是在尋求機會或是福利，例如你在求職的話，這句做結尾也可以：

Thank you for your consideration.

如果你在郵件開頭已經謝過了讀者，你就可以使用這句話，但是因為他們的幫助，你可以著重再次感謝你們的付出。

Thank you again for everything you've done.

落款簽名——后的簽名也很重要。每封郵件后都要感謝教授抽出時間來幫助你，并以“Best Wishes、Regards”來結尾。（或者其他相關的正式語，但是要用友好的語氣。）然后簽上你的全名，盡量不要用昵稱。

回信——如果你的教授屈尊給你回答或者發送你需要的資料，一定要告訴他你已經收到了。作為禮儀之邦的一份子，相信大家都是有這種基本素養。不要嫌麻煩或者耽誤時間，說不定，就能給教授留下個良好印象。舉手之勞，何樂不為？